Als je weet hoe druk je bent, kan dat helpen met het Ja of Nee zeggen. Heb ik tijd of ruimte voor een taak erbij? Of kan dat echt niet? Met het werkblad Plan van de Dag krijg je inzicht en overzicht in het aantal taken in jouw dag. Handig om te weten als je nee wilt gaan zeggen!
Samenvatting
Verdeel je taken in:
Bouwstenen, je hoofdtaken die je naar je doel brengen, en
Kiezels, de bijtaken en regeldingen.
Besteedt je uren aan de bouwstenen
doe de kiezels tussendoor.
Eat the Frog: begin meteen met de vervelendste taak.
Uitleg video en aanvullingen
Om effectief te kunnen werken, is het handig om met een soort planning te werken. Ik heb daar een werkblad voor gemaakt: Plan van de dag. Daar staan eigenlijk twee kolommen op, eentje voor de bouwstenen en eentje voor de kiezels.
Nou, wat zijn die bouwstenen? Dat zijn je taken waar je je uren eigenlijk aan moet besteden. Je grote taken die jou naar je doel brengen.
En dan heb je de kiezels, dat zijn die kleine regel dingetjes, afspraak maken, vergadering inplannen, kleine regeldingetjes die tussendoor komen die maar een paar minuten tijd kosten. Die schrijf je op het lijstje van de kiezels. En nu is het altijd verleidelijk om de kiezeltjes als eerste te doen, want die zijn lekker snel klaar. Dan heb je het gevoel dat je wat gedaan hebt. Maar vul je je dagen met kiezels, dan kom je niet aan je bouwstenen toe, dus dan heb je wel veel gedaan, maar dan heb je niks bereikt.
Het is de bedoeling dat je met een bouwsteen begint. Dus dat je daar je energie eerst in stopt. En niet meteen beginnen met je mail, dat is een kiezel. Je bent dan meteen je energie kwijt en afgeleid door alles wat daar binnenkomt. Dus focus eerst op een bouwsteen, dan kun je daarna wel je mail of wat regeldingetjes doen, wat kiezels wegwerken.
Dus ga kijken, wat zijn mijn grote dingen, waar moet mijn tijd en energie naartoe? En wat zijn de kiezels?
Doordat je een planning hebt en in beeld hebt hoeveel tijd je nodig hebt voor je bouwstenen, is het ook makkelijk om in te schatten of je ergens tijd voor hebt. Als iemand je nu vraagt voor een extra taak dan weet je of je daar ja of nee op kunt zeggen, want het is heel duidelijk dan. Helemaal als je die blokken in je agenda zet, want dan zie je precies hoe druk je bent.
Nog een klein handigheidje. Als je taken hebt waar je heel erg tegenop ziet dan heb je vaak de neiging om die voor je uit te schuiven, die voor het laatst te bewaren. Maar daardoor zie je er de hele dag tegenop en kom je er vaak ook niet meer aan toe. Dus: Eat the Frog, doe die taak meteen aan het begin van de dag. Dan ben je nog fris en het geeft een enorme opluchting als die taak klaar is. En dan voel je je de rest van de dag veel beter.
Oké, vul het Plan van de dag in voor deze dag en ga ermee aan de slag.
Zelf heb ik een hele map met deze werkbladen en begin ik elke dag met het invullen ervan. En wat niet afkomt gaat mee naar de volgende dag. Het geeft namelijk ook overzicht, je weet wat je nog moet of wilt doen, en dan kun je ook kiezen om iets door te schuiven als het teveel is voor deze dag. Je hoeft dus niet alles wat op de lijst staat ook daadwerkelijk te doen. Als het niet reëel is beslis je wat nog wel en wat niet meer kan en dan schuif je die taken door. Ze verdwijnen niet uit beeld.
Heel veel succes ermee!
Opdracht
Begin je dag met het invullen van het werkblad. Plan blokken in je agenda voor de bouwstenen. Zo kun je meteen zien hoeveel tijd je over hebt voor andere dingen. Nu weet je hoe druk je bent, en of er ruimte is voor extra taken. En dus ook of je daar Ja of Nee tegen moet zeggen.
